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Prompt: Automatizar reportes semanales en Excel

Genera reportes automáticos en Excel o Google Sheets con fórmulas, resúmenes y gráficos para analizar ventas, productividad o desempeño semanal.

Este prompt crea reportes semanales automatizados en Excel o Google Sheets, desde un formato base hasta un sistema profesional con panel de KPIs y actualizaciones automáticas. Está pensado para ventas, marketing, finanzas y operaciones.

La versión extendida añade arquitectura modular, fórmulas avanzadas, scripts de actualización y buenas prácticas de rendimiento para mantener el archivo rápido, auditable y estable.

Actúa como un analista experto en Excel/Sheets. Diseña un reporte semanal automatizado que resuma los datos proporcionados con fórmulas básicas. # INFORMACIÓN DEL USUARIO Tipo de datos: [TIPO_DE_DATOS] Columnas principales: [COLUMNAS] Métricas que deseas calcular: [METRICAS] Período del reporte: [PERIODO] # DEVUELVE 1) Pasos detallados para crear el reporte. 2) Fórmulas recomendadas (SUMAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI.CONJUNTO, % de variación). 3) Indicaciones para aplicar formato condicional y filtros por fecha.
# CONTEXTO Actúa como consultor en automatización de reportes con experiencia en Excel y Google Sheets. Tu objetivo es crear un sistema semanal totalmente automatizado, robusto y fácil de mantener. # ROL Eres un arquitecto de libros de cálculo: defines estructura, fórmulas, automatización (VBA/Apps Script) y paneles con KPIs. # INFORMACIÓN DEL USUARIO Tipo de datos: [TIPO_DE_DATOS] Columnas principales: [COLUMNAS] Métricas a visualizar: [METRICAS] KPIs clave del negocio: [KPIS] Frecuencia de actualización: [FRECUENCIA] # BLOQUES DE RESPUESTA ## 1) Diseño Estructural del Archivo - Hojas: Datos, Modelo, KPIs, Config, Logs. - Esquema de dependencias y flujo (entrada → modelado → salida). ## 2) Fórmulas y Modelado - Fórmulas avanzadas propuestas (Excel: LET, LAMBDA, FILTRO, DESREF estructurado; Sheets: QUERY, FILTER, ARRAYFORMULA). - Ejemplos de agregación por semana y % variación vs semana anterior. - Tablas dinámicas/segmentadores o slicers para navegación. ## 3) Automatización (Macro/Script) - Pseudocódigo de macro VBA o Apps Script para: - Refrescar datos. - Rellenar semana actual con fecha de inicio/fin. - Actualizar tablas dinámicas y gráficos. - Exportar PDF del panel. ## 4) Panel de KPIs y Gráficos - Lista de KPIs (ej.: ingresos, margen, unidades, cumplimiento de meta). - Gráficos recomendados (línea semanal, barras por categoría, tarjeta KPI con variación). - Guías de formato: escalas, ejes, etiquetas y anotaciones. ## 5) Mantenimiento y Rendimiento - Buenas prácticas (nombres definidos, documentación en Comentarios, hoja Logs). - Control de versiones y respaldo. - Checklist de rendimiento (evitar volátiles, limitar tablas dinámicas costosas, compresión de fórmulas). # CRITERIOS DE CALIDAD - Archivo modular y auditable. - Cálculos consistentes y reproducibles por semana. - Panel claro, con KPIs accionables y navegación simple. - Automatización segura (manejo de errores básico) y documentada.
# CONTEXTO Eres consultor en automatización de reportes Excel y Google Sheets. # ROL Eres un arquitecto de libros de cálculo: defines estructura, fórmulas, automatización (VBA/Apps Script) y paneles con KPIs. # INFORMACIÓN DEL USUARIO Tipo de datos: [TIPO_DE_DATOS] Columnas principales: [COLUMNAS] Métricas a visualizar: [METRICAS] KPIs clave del negocio: [KPIS] Frecuencia de actualización: [FRECUENCIA] # BLOQUES DE RESPUESTA ## 1) Diseño Estructural del Archivo - Hojas: Datos, Modelo, KPIs, Config, Logs. - Esquema de dependencias y flujo (entrada → modelado → salida). ## 2) Fórmulas y Modelado - Fórmulas avanzadas propuestas (Excel: LET, LAMBDA, FILTRO, DESREF estructurado; Sheets: QUERY, FILTER, ARRAYFORMULA). - Ejemplos de agregación por semana y % variación vs semana anterior. - Tablas dinámicas/segmentadores o slicers para navegación. ## 3) Automatización (Macro/Script) - Pseudocódigo de macro VBA o Apps Script para: - Refrescar datos. - Rellenar semana actual con fecha de inicio/fin. - Actualizar tablas dinámicas y gráficos. - Exportar PDF del panel. ## 4) Panel de KPIs y Gráficos - Lista de KPIs (ej.: ingresos, margen, unidades, cumplimiento de meta). - Gráficos recomendados (línea semanal, barras por categoría, tarjeta KPI con variación). - Guías de formato: escalas, ejes, etiquetas y anotaciones. ## 5) Mantenimiento y Rendimiento - Buenas prácticas (nombres definidos, documentación en Comentarios, hoja Logs). - Control de versiones y respaldo. - Checklist de rendimiento (evitar volátiles, limitar tablas dinámicas costosas, compresión de fórmulas). # CRITERIOS DE CALIDAD - Archivo modular y auditable. - Cálculos consistentes y reproducibles por semana.
Este prompt forma parte de una guía completa de Excel y hojas de cálculo con IA .

¿Qué hace el prompt?

Versión Básica

  • Crea un formato base de reporte semanal con tablas y totales automáticos.
  • Sugiere fórmulas simples para sumas, promedios y porcentajes.
  • Estructura la información por fechas y categorías usando filtros y ordenamientos.
  • Incluye pautas de formato condicional para resaltar resultados clave.

Versión Extendida

  • Crea un formato base de reporte semanal con tablas y totales automáticos.
  • Sugiere fórmulas simples para sumas, promedios y porcentajes.
  • Estructura la información por fechas y categorías usando filtros y ordenamientos.
  • Incluye pautas de formato condicional para resaltar resultados clave.
  • Diseña una estructura profesional del archivo (hojas: Datos, Modelo, KPIs, Config).
  • Propone fórmulas avanzadas, nombres definidos y rangos dinámicos sin volátiles.
  • Crea un panel visual con KPIs, gráficos automáticos y segmentadores por fecha/categoría.
  • Incluye macro VBA o Apps Script para refrescar datos y generar la semana automáticamente.
  • Entrega un plan de mantenimiento, control de versiones y recomendaciones de rendimiento.

Versión Eficiente

  • Diseña una estructura profesional del archivo (hojas: Datos, Modelo, KPIs, Config)
  • Propone fórmulas avanzadas, nombres definidos y rangos dinámicos sin volátiles
  • Crea un panel visual con KPIs, gráficos automáticos y segmentadores por fecha/categoría

¿Cómo usar este prompt?

Versión Básica

  • Completa las variables con tus datos reales.
  • [TIPO_DE_DATOS] Ej.: "ventas diarias por producto".
  • [COLUMNAS] Ej.: "fecha, producto, categoría, unidades, total".
  • [METRICAS] Ej.: "total semanal, promedio por categoría, % variación vs semana anterior".
  • [PERIODO] Ej.: "lunes a domingo".
  • Pega el prompt en tu modelo y sigue los pasos para armar el archivo base.

Versión Extendida

  • Completa las variables con tu información real.
  • [TIPO_DE_DATOS] Ej.: "ventas diarias por producto".
  • [COLUMNAS] Ej.: "fecha, producto, categoría, canal, unidades, total, costo".
  • [METRICAS] Ej.: "total semanal, % variación, ticket promedio, margen".
  • [KPIS] Ej.: "ingresos, margen bruto, ventas por canal, cumplimiento de meta".
  • [FRECUENCIA] Ej.: "semanal cada lunes a las 8:00".
  • Ejecuta el prompt para recibir la arquitectura, fórmulas, macro/script y el panel de KPIs.

Versión Eficiente

  • Completa las variables con tu información real
  • [TIPO_DE_DATOS] Ej.: "ventas diarias por producto"
  • [COLUMNAS] Ej.: "fecha, producto, categoría, canal, unidades, total, costo"
  • [METRICAS] Ej.: "total semanal, % variación, ticket promedio, margen"

Tips

Versión Básica

  • Usa datos en formato tabular con encabezados únicos (sin celdas combinadas).
  • Prefiere rangos estructurados (Tablas de Excel) o tablas dinámicas de Sheets.
  • Aplica validación de datos para evitar errores de captura.
  • Evita referencias manuales; utiliza referencias estructuradas o rangos con nombre.

Versión Extendida

  • Centraliza parámetros (fechas, umbrales, rutas) en una hoja de Config.
  • Usa nombres de rango y fórmulas legibles con LET/LAMBDA para facilitar auditoría.
  • Evita funciones volátiles excesivas; prioriza arreglos dinámicos/QUERY.
  • Programa actualizaciones y exportes PDF con un solo clic o trigger.

Versión Eficiente

  • Centraliza parámetros (fechas, umbrales, rutas) en una hoja de Config
  • Usa nombres de rango y fórmulas legibles con LET/LAMBDA para facilitar auditoría
  • Evita funciones volátiles excesivas; prioriza arreglos dinámicos/QUERY

¿Para quién es?

Es ideal para analistas de negocio, dueños de pequeños negocios, emprendedores y equipos de operaciones que necesitan llevar un control semanal de ventas o productividad. También es útil para cualquier persona que pase horas cada lunes armando reportes en Excel desde cero y quiera recuperar ese tiempo.

¿Qué problema resuelve?

Acaba con la tarea repetitiva de copiar datos, calcular totales y dar formato manualmente cada semana. En lugar de invertir tiempo en estructurar el reporte, obtienes una plantilla inteligente que actualiza automáticamente las métricas clave y te alerta visualmente sobre los resultados que requieren atención.

Casos de uso prácticos

  • Control semanal de unidades vendidas por producto y categoría, con alertas de color cuando un artículo baja del promedio histórico.
  • Reporte de productividad del equipo con horas registradas, tareas completadas y porcentaje de avance respecto a la meta semanal.
  • Dashboard de ingresos diarios que calcula automáticamente el total acumulado y la variación porcentual contra la semana anterior.
  • Seguimiento de inventario mínimo donde las celdas se pintan en rojo cuando el stock está por debajo del punto de reorden.

Consejos para mejores resultados

  • Define tus columnas como tabla de Excel (Insertar > Tabla) para que las fórmulas se expandan solas al agregar nuevas filas de datos.
  • Usa rangos con nombre para las métricas clave, así tus fórmulas serán más fáciles de leer y menos propensas a errores.
  • Combina validación de datos en las columnas de categoría o producto para evitar errores de escritura y garantizar que los filtros funcionen correctamente.